Règlement intérieur de l’association PlaceAuxCoachs

Ce règlement précise l’application des statuts. Il s’impose à tous les membres. En cas de contradiction, les statuts prévalent.

Titre I — Vie associative

Article 1 — Adhésion

La demande d’adhésion est adressée par courriel à l’adresse de contact de l’association, avec les nom, prénom et adresse électronique du demandeur et, le cas échéant, le club ou la structure où il exerce.

Le bureau statue à sa prochaine réunion et répond dans le mois.

L’adhésion vaut pour l’exercice en cours, du 1^er novembre au 31 octobre. Elle se renouvelle tacitement, sous réserve du paiement de la cotisation si une cotisation existe.

Article 2 — Cotisation

L’assemblée générale constitutive a fixé la cotisation à zéro : adhérer ne coûte rien.

Si une assemblée générale institue une cotisation, elle est appelée en début d’exercice et payable dans les trois mois. Le trésorier envoie un rappel un mois avant l’échéance. Une cotisation versée reste acquise à l’association.

Article 3 — Communication et réunions à distance

Convocations, procès-verbaux et documents de travail circulent par courriel, à l’adresse que chaque membre a déclarée et qu’il tient à jour.

Les réunions du bureau et les assemblées générales peuvent se tenir en visioconférence. Le lien est joint à la convocation. Le vote à distance se fait à main levée devant caméra ou, si un membre le demande, par scrutin écrit organisé par le secrétaire.

Le bureau peut utiliser tout outil de travail partagé, à condition que les documents adoptés restent accessibles sans cet outil.

Article 4 — Registres

Le secrétaire tient :

le registre des procès-verbaux des assemblées générales et des réunions du bureau ;
le registre des membres, qui n’est jamais versionné dans un dépôt de l’association et reste dans l’outil de gestion des adhésions.

Tout membre peut consulter ces registres, à l’exception des coordonnées personnelles des autres membres.

Titre II — Rôles, dépenses, conflits d’intérêts

Article 5 — Répartition des responsabilités

Outre leurs attributions statutaires, les membres du bureau se répartissent ainsi les responsabilités courantes :

Responsabilité	Titulaire	Suppléant
Maintenance et développement de l’application	président	trésorier
Relations avec les instances du handball	président	trésorier
Dossiers de subvention, états d’emploi, qualification des soutiens	trésorier	président
Animation de la communauté, support, modération	secrétaire	président
Données personnelles, pages légales, registre des traitements	secrétaire	trésorier
Registres et publication des documents adoptés	secrétaire	président

Le suppléant n’exerce pas la responsabilité au quotidien, mais il en détient les accès et en sait assez pour prendre le relais sans délai : dans une association de trois personnes, rien ne doit dépendre d’une seule.

Lorsqu’une vérification porte sur un acte du titulaire — visa d’une note de frais, estimation de la valeur d’une marque de reconnaissance — elle revient au suppléant.

Le bureau revoit cette répartition à chaque renouvellement et peut la modifier par décision consignée au procès-verbal.

Article 6 — Engagement des dépenses

Montant	Qui autorise
Jusqu’à 100 €	le trésorier seul, dans le budget voté
De 100 à 300 €	le président et le trésorier
Au-delà de 300 €, ou hors budget	le bureau
Engagement sur plusieurs exercices	l’assemblée générale ordinaire

Les abonnements techniques nécessaires au fonctionnement de l’application — hébergement, base de données, nom de domaine, outillage — sont autorisés dès lors qu’ils figurent au budget voté.

Il n’y a pas de plafond par membre : la limite est le budget voté. Une dépense qui n’y figure pas requiert une décision du bureau, quel que soit son montant.

Article 7 — Paiement des dépenses et remboursement

Le compte de l’association est un compte sans frais, sans carte de paiement. Le trésorier y fait les virements. Les abonnements techniques et les achats en ligne sont réglés par un membre du bureau, puis remboursés.

La facture est toujours établie au nom et à l’adresse de l’association, même quand elle est payée depuis un moyen de paiement personnel : c’est elle qui justifie la dépense, en particulier dans le compte rendu d’emploi d’une subvention.

Pour être remboursé, le membre adresse au trésorier une note de frais datée et signée avec les factures, dans les deux mois de la dépense. Pour les abonnements récurrents, une note de frais par trimestre suffit. Le trésorier vérifie que la dépense figure au budget, rembourse par virement et conserve les pièces. Les frais de change d’un paiement en devises sont remboursés sur présentation du relevé bancaire du membre. Les frais kilométriques suivent le barème fiscal, sur accord préalable du trésorier.

Une note de frais du trésorier est visée par le président ; une note de frais du président, par la secrétaire.

Article 8 — Abandon de frais et dons

Un membre peut renoncer au remboursement d’un frais et le laisser à l’association. La renonciation est écrite, datée et signée : « Je renonce au remboursement de ces frais et les laisse à l’association en tant que don. »

Le trésorier vérifie alors que la dépense a été engagée pour le seul objet de l’association — un abonnement ou un matériel aussi utilisé à titre personnel n’est retenu que pour la part affectée à l’association, sur une clé de répartition documentée — et qu’aucune contrepartie n’est accordée. Il inscrit l’opération en charge et en produit pour le même montant, conserve les pièces et délivre le reçu fiscal, si l’association y est éligible (statuts, article 18). Les dons en numéraire suivent le même circuit.

Tant que l’administration fiscale n’a pas confirmé l’éligibilité de l’association, aucun reçu n’est délivré. Les dons et abandons de frais sont enregistrés et les pièces conservées, pour que les reçus puissent être établis ensuite.

Le bureau est informé à chaque réunion des dons et abandons de frais reçus.

Article 9 — Conflits d’intérêts

En application de l’article 13 des statuts :

chaque membre du bureau remet, à son entrée en fonction, une déclaration des fonctions qu’il exerce dans un club, un comité, une ligue, la fédération ou toute structure en relation avec l’association, et la met à jour en cas de changement ;
la convocation signale les points de l’ordre du jour concernés par un conflit connu ;
le membre concerné quitte la réunion, ou se met en retrait de la visioconférence, pendant l’examen du point. Le procès-verbal mentionne son déport ;
un membre en conflit d’intérêts n’instruit, ne signe ni ne présente le dossier de demande d’aide correspondant.

Titre III — Gouvernance des outils

Article 10 — Qui décide des évolutions

Le bureau arrête les évolutions de l’application (statuts, article 11). Cette compétence ne se partage avec aucune structure extérieure, quel que soit son soutien. Le bureau en délègue l’exercice courant au membre responsable du développement (article 5), dans le cadre ci-dessous.

Ce qui éclaire le bureau. Les retours des utilisateurs, recueillis par le canal public de l’association ; les besoins remontés par les structures du handball lors des points réguliers tenus avec elles ; les contraintes techniques et de sécurité exposées par le responsable de la maintenance. Une structure est associée parce que ses entraîneurs utilisent l’outil, qu’elle finance ou non l’association. Cet éclairage est consultatif : aucune structure n’a de droit de décision, de veto ni de priorité sur ses propres demandes.

La feuille de route. À chaque réunion ordinaire, donc au moins deux fois par an, le bureau adopte une feuille de route : les axes de travail, les critères de priorisation et l’enveloppe de dépense, dans la limite du budget. Elle est publiée comme décision du bureau et reste applicable tant qu’une nouvelle n’a pas été adoptée.

L’exercice courant. Dans ce cadre, le responsable du développement instruit les demandes, les priorise, arbitre et livre, sans décision préalable du bureau.

Ce qui remonte au bureau. Une décision du bureau est requise pour toute évolution qui :

touche à un principe de l’article 3 des statuts (gratuité, absence de publicité, maîtrise de ses données, export en format ouvert) ;
sort de la feuille de route en vigueur ;
engage une dépense hors budget (une dépense prévue au budget suit l’article 6) ;
fait l’objet d’une demande de réexamen par un membre du bureau.

En cas de doute, le responsable saisit le bureau avant d’engager le travail.

Compte rendu. À chaque réunion ordinaire, le responsable rend compte des évolutions livrées et des demandes écartées, avec leur motif. Ce compte rendu informe le bureau et nourrit la feuille de route suivante ; il ne vaut pas validation a posteriori, une évolution livrée dans le cadre de la feuille de route étant régulièrement livrée.

Le bureau peut modifier ou retirer la délégation à tout moment, par décision consignée au procès-verbal, sans effet sur les évolutions déjà engagées.

Article 11 — Contributions au code

Toute contribution au code par une personne autre qu’un membre du bureau suppose l’acceptation des conditions de contribution publiées par l’association, qui prévoient la cession des droits patrimoniaux sur la contribution et la garantie de son originalité.

Le responsable de la maintenance tient la liste des contributeurs et l’inventaire des composants tiers avec leurs licences, et n’introduit aucun composant dont la licence serait incompatible avec les droits de l’association.

Article 12 — Publicité de la démarche produit

Les propositions d’évolution, leur instruction et leur priorisation sont tenues dans un espace public. Toute personne peut y déposer une proposition, membre ou non. La feuille de route en vigueur y est accessible.

Le bureau rend compte à l’assemblée générale ordinaire des évolutions livrées dans l’exercice.

Article 13 — Soutiens et conventions

Tout soutien financier ou concours en nature reçu d’une structure fait l’objet d’un écrit qui précise son objet, son montant, sa durée, le régime dont il relève, les engagements de chacun et les modalités de compte rendu. Le président signe après décision du bureau.

Trois régimes. Un versement relève d’un seul régime, que la convention nomme dès son intitulé :

Régime	Ce que c’est	Ce que l’association fait
Subvention	Concours à l’association pour réaliser son objet, sans contrepartie	Un compte rendu d’emploi
Mécénat	Don consenti sans attendre un retour équivalent	Des marques de reconnaissance limitées
Parrainage	Prestation de publicité, payée par un annonceur	La prestation convenue, facturée

Le régime se déduit de la réalité de l’opération, pas du nom qu’on lui donne. Un versement appelé subvention mais assorti d’engagements publicitaires proportionnés à son montant est un parrainage : recette commerciale, imposable, qui peut remettre en cause le caractère non lucratif de l’association. Le trésorier établit le régime avant signature et le mentionne au rapport financier.

Marques de reconnaissance admissibles, sous les régimes de la subvention et du mécénat : la mention du soutien sur les supports de l’association et dans l’application ; le nom et le logo de la structure, dans une présentation sobre et identique pour tous les soutiens ; la citation aux rapports d’activité et financier ; l’identification d’un espace propre à la structure dans l’application (espace départemental, groupe de travail), quand il sert d’abord à orienter les entraîneurs vers des contenus qui les concernent. Ces marques ne sont ni un espace publicitaire ni un message promotionnel, et ne sont ni dimensionnées ni tarifées comme tels.

Limite de valeur. La valeur des marques de reconnaissance doit rester très inférieure au soutien reçu. La doctrine fiscale retient qu’elle ne dépasse pas environ un quart du versement. Avant chaque signature, le trésorier vérifie la doctrine en vigueur, estime par écrit la valeur des marques accordées, la rapproche du soutien et joint cette estimation au dossier. En cas de doute, il saisit le bureau.

Ce qu’aucune convention ne peut prévoir, quel que soit le régime ou le montant : un droit d’arrêter les orientations des outils ou d’en décider les priorités ; un droit d’arbitrage, de veto ou de priorité sur ses propres demandes ; un siège de droit dans une instance de l’association ; un droit de regard préalable sur ses publications ; un accès à une fonction de l’application conditionné à un versement.

L’adhésion d’une personne qui exerce des responsabilités dans une structure soutenant l’association reste possible, à titre personnel et dans les conditions ordinaires. Elle entraîne l’application de l’article 9.

Subventions. Pour chaque subvention, le trésorier tient un état d’emploi rapprochant le montant versé des dépenses engagées, factures à l’appui. Il est joint au rapport financier et transmis au financeur selon ses modalités. Une subvention non employée conformément à son objet est reversée.

Article 14 — Comptes techniques et continuité

Les comptes ouverts auprès des prestataires techniques sont rattachés à l’adresse de courriel de l’association, jamais à celle d’un membre. Aucun identifiant, mot de passe ni clé n’est consigné dans un dépôt de documents, même privé : ils sont conservés dans un gestionnaire de secrets dont l’accès de secours est détenu par au moins deux membres du bureau. Le président et le responsable de la maintenance ont un accès administrateur à tous les comptes, réattribué sans délai en cas de changement.

Le bureau veille à ce qu’à tout moment :

les données des utilisateurs soient sauvegardées régulièrement, et la restauration testée au moins une fois par exercice ;
au moins deux membres disposent des accès nécessaires pour reprendre le service ;
le code source soit conservé dans un dépôt au nom de l’association, administré par au moins deux membres.

Il en rend compte à l’assemblée générale ordinaire.

Titre IV — Utilisateurs et contenus

Article 15 — Utilisateurs

L’application est ouverte à toute personne, sans adhésion ni paiement. Son usage est régi par les conditions générales d’utilisation et la politique de confidentialité publiées sur le site, approuvées par le bureau. Dès la déclaration de l’association, celle-ci y est désignée comme éditeur et responsable de traitement.

Article 16 — Modération

Le bureau peut retirer un contenu manifestement illicite, hors sujet ou portant atteinte à des tiers, et suspendre le compte de son auteur, qui en est informé et peut présenter ses observations. Toute suspension est portée à la connaissance du bureau à sa prochaine réunion.

Article 17 — Données personnelles

L’association traite les seules données nécessaires au fonctionnement du service et à la gestion des adhésions. Elle n’en cède ni n’en vend aucune. Le responsable désigné à l’article 5 tient le registre des traitements et répond aux demandes d’exercice des droits dans le mois.

Article 18 — Failles de sécurité

Une vulnérabilité se signale à l’adresse de contact de l’association, pas dans un espace public. Le bureau accuse réception sous cinq jours ouvrés et informe le signalant de la correction.

Titre V — Publication et modification

Article 19 — Documents publiés

En application de l’article 22 des statuts :

Document	Délai après adoption
Statuts et règlement intérieur	sans délai
Procès-verbaux d’assemblée générale approuvés	sans délai
Budget voté et rapport financier	sans délai
Décisions du bureau	dans le mois

Avant publication, le secrétaire retire les noms des personnes qui n’ont pas donné leur accord et toute coordonnée personnelle. Ne sont jamais publiés : la liste des adhérents, les coordonnées personnelles, les identifiants techniques et les négociations en cours.

Article 20 — Modification

Le bureau modifie le règlement intérieur et soumet la modification à la prochaine assemblée générale ordinaire. La version modifiée est publiée dès son approbation, avec la date et l’instance qui l’a adoptée.

Règlement intérieur établi par le bureau et approuvé par l’assemblée générale constitutive du 17 octobre 2026.